La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH lance un appel à candidature pour le poste d’un(e) Chargé(e) d’administration pour le projet Création des opportunités d’Emploi dans le Secteur d’Assainissement Rural au Maroc (CESAR)
Date limite de réception des candidatures: 20/02/2016
Domaine de responsabilité
La titulaire de la fonction a la responsabilité
D’assurer en coopération avec le responsable de l’administration l’ensemble des tâches administratives
D’assurer la conformité de l’administration du programme aux règlements de la GIZ
D’appuyer la mise en œuvre des activités du programme AGIRE
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
Attributions
Tâches administratives
Le/la titulaire du poste
assume les tâches administratives selon le règlement de la giz
assure des tâches de communication (courrier, fax, mails, téléphone) selon le besoin
photocopie et scanne des documents en fonction des besoins
organise les supports d’information et les rassemble
gère le stock des fournitures de bureau
assure les procédures d’achat selon les besoins
aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers, conformément aux règles de la GIZ traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
effectue des recherches Internet et GIZ-Intranet
établi des formulaires et tableaux administratifs
suit l’entretien du parc véhicule du programme, les carnets de bord, la consommation de carburant et organise des réparations
assiste à la gestion de la caisse et à la comptabilité
prépare la facturation interne
prépare des dossiers TVA et douanes ainsi que leur suivi.
soutient la préparation et au suivi du contrôle interne
soutient l’établissement et mise à jour de l’inventaire
appuie la préparation et suivi des documents de passation de matériel
assiste à la préparation et au suivi administratif des contrats des consultants et des bureaux d’études
appuie la gestion du personnel au niveau du programme conformément aux règlements de la GIZ (traitement des décomptes des frais de mission, heures supplémentaires, congés, actualisation des listes de missions et d’absence de l’équipe, etc…)
Logistique et organisation
Le/la titulaire du poste
accueille des visiteurs et experts à court terme
soutient la préparation et suivi des missions à court terme
soutient la planification, la coordination et la documentation de réunions, ateliers, séminaires et autres activités du projet, avec une attention particulière pour les aspects techniques ;
appuie la préparation et organisation des voyages au Maroc et à l’étranger, réservation et achat des billets, demande de visas, calcul des perdiems et décompte des frais de voyage des partenaires
Communication
Le/la titulaire du poste
soutient une bonne communication et un bon flux d’information entre le programme et ses partenaires
appuie la communication avec les partenaires du programme et à la diffusion de l’information relative aux activités du programme
soutient les activités de relations publiques pour le programme/projet ;
établie et met à jour des listes de contact (noms, adresse, numéros de téléphone et e-mail) de l’équipe et des partenaires du programme
assure la traduction Arabe Français et Anglais – Français des documents
commande et diffuse des supports de relations publiques sur le programme/projet et sur la GIZ ;
appuie le développement/l’optimisation d’outils de communication appropriés pour la communication interne, la communication avec les partenaires et pour les relations publiques ;
soutient les processus de concertation nécessaires pour la production/l’élaboration de publications et matériels d’information conformément aux standards de la GIZ et du programme AGIRE (corporate design, standards relatifs aux contenus) ;
met en page les rapports, études et publications en utilisant les maquettes du programme AGIRE
prépare et assure l’impression et diffusion des documents du programme
appuie la mise à jour et le développement du site web du programme
appuie l’organisation d’événements
Assistance de direction
Le/la titulaire du poste
appuie le/la conseiller technique principale (CTP) dans ses fonctions administratives et dans la planification, le pilotage, la coordination e et le suivi du programme
organise et coordonne le planning du/de la conseiller technique principal (CTP) et s’occupe de la correspondance nécessaire;
établit et organise les supports d’information pour le/la conseiller technique principal (CTP) ou pour les réunions ;
répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite
organise un calendrier du programme AGIRE et dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir
Aide au suivi et la planification financière du budget.
prépare des réunions et élabore des comptes-rendus et documentation des réunions
exécute de tâches spécifiques en rapport avec la gestion des connaissances pour le programme/projet ;
Qualification, compétences et expérience requises
Qualification
Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+4) ou diplôme équivalent
Expérience professionnelle
Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion administrative ;
Expérience dans la gestion des projets
Références exigées
Autres qualifications
Excellente maitrise de l’outil informatique (Office, internet…)
Connaissances de base souhaitées sur les logiciels de publication et les applications graphiques
Très bonne maitrise de Français, Anglais, Arabe, ou Allemand
Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral ; excellentes qualités rédactionnelles
Polyvalence et aptitude à l’apprentissage rapide
Bon esprit d’équipe, initiative et sens de responsabilité
Attitude centrée sur les clients et les services
Lieu d’Affectation
Durée de contrat
01.03.2016 au 30.06.2019
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rh-maroc@giz.de avant le 20/02/2016, en mentionnant « Chargé admin CESAR». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
