La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel candidature pour un poste d’assistant(e) administratif-ive au sein du Projet « Promotion de la gestion de proximité dans les communes ». Le projet est mis en œuvre par la GIZ pour le compte du Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). L’organisme de tutelle de l’action est la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) du Ministère de l’Intérieur. Le projet soutien la DGCL dans ses efforts d’implémentation de la politique de décentralisation et de promotion d’une culture de proximité et de bonne gouvernance au niveau locale. Les trois axes d’intervention escomptés du projet sont les suivantes : 1) Efficacité des services administratifs,
2) Communication sur l’action communale,
3) Appui à la mise en œuvre des projets locaux pour améliorer les prestations communales en promouvant la participation citoyenne.
Date limite de réception des candidatures : 04/09/2016
Description du poste
1. Domaine de responsabilité
Le/la assistant(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion et le suivi des contrats, la comptabilité, l’organisation du bureau.
Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :
1. Attributions
2. Organisation administrative et logistique
· Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres.
· Organiser le transport des collaborateurs.
· Suivre et contrôler le carnet de bords ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service.
· Superviser l’utilisation des véhicules du projet conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
· Traiter le courrier, répondre au téléphone, préparer les consultations de devis contradictoire auprès des fournisseurs et prestataires de service.
· Assurer le suivi des contrats des consultants avec le Bureau de la GIZ au Maroc ainsi qu’avec les collaborateurs du projet
· Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ au Maroc.
· Assurer le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ au Maroc.
· Prise de notes et préparation des comptes rendus des réunions.
· Assurer la gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
· Assurer la gestion de la documentation physique et électronique (inclus l’insertion des documents dans DMS)
· Appuyer l’équipe du projet dans les domaines de la communication, des nouvelles techniques de l’information et de la Communication
· Exécuter d’autres tâches administratives selon les instructions du CTP.
· Sur demande des Conseillers Technique (CT), assister à des recherches sur l’Internet.
2. Gestion comptable
· Assurer, le traitement des décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants et prestations de service.
· Gérer la comptabilité du projet.
· Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.
3. Gestion du matériel
· Assurer que la Composante soit approvisionnée en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
· Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
· Veiller au bon fonctionnement des équipements, matériels et logiciels du bureau ainsi qu’à leur entretien.
1. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification :
· Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) en sciences sociales, sciences économiques, gestion administrative.
· Avoir de très bonnes connaissances en informatique : Windows, Word, Excel, PowerPoint ;
· Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
· Avoir de très bonnes connaissances en matière de comptabilité.
Expérience professionnelle :
· Expérience de 1 à 3 an(s) dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable ;
· Expérience dans la gestion des projets ;
· Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale.
Lieu d’affectation principale : Rabat.
Poste à pourvoir à partir du 15/09/2016 jusqu’au 31/08/2019
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rh-maroc@giz.de avant le 04/09/2016, en mentionnant «Nom +Assis-ComunCT». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
